Assistant de Direction H/F - Ccas de Saint-Laurent-Du-Maroni

Apporter une aide permanente et collaborative au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Activités et tâches :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser les déplacements du directeur ;
- Établir une relation de confiance avec le directeur ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ;
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Demande de devis ;
- Effectuer des commandes ;
- Assurer le suivi des contrats de partenaires ;
- Assurer le suivi de la réservation de la salle de réunion ;
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Suivre l'exécution budgétaire du service ;
- Renseigner des tableaux de bords de suivi des activités du service ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ;
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les compte rendus et les faire valider au directeur avant transmission ;
- Planification des conseils d'administration ;
- Réservation et préparation de la salle ;
- Convocations des membres du conseil d'administration ;
- Rédaction des ordres du jour et des comptes rendus ;
- Transmission au contrôle de légalité.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Gérer un planning,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique