Secretaire Relations Clients & Fournisseurs H/F - Rhums Saint-Maurice

---Poste à pourvoir à Saint-Laurent du Maroni, Guyane-Française, 97320---

La rhumerie Rhums Saint-Maurice de Saint-Laurent du Maroni est à la recherche d'un(e) secrétaire relation clients & fournisseurs.

Le/la secrétaire - relation clients/fournisseurs assure l'ensemble des taches de secrétariat quotidiennes ainsi que
la relation avec les différents fournisseurs et clients.
2. Domaines d'intervention
2.1.
Secrétariat
- Il/elle réalise la réception/envoi du courrier par voie postale et en assure le suivi et traitement par les
différents services concernés. Il/elle réalise les relances pour leur traitement dans les délais.
- Il/elle réalise le tri, distribution et archivage des documents selon l'organisation définie par la direction.
- Il/elle réalise le suivi des commandes de consommables de bureau pour l'ensemble des collaborateurs
avant rupture de stock.
- Il/elle fait en sorte que le photocopieur, avec le prestataire, soit toujours en parfait état de fonctionnement.
- Il/elle gère les appels téléphoniques et réalise les transferts si nécessaire ou prise de message.
- Il/elle accueille les personnes/sociétés ayant ou souhaitant rencontrer la direction ou autres personnes des
Rhums Saint Maurice.
2.2.
Relations Clients
- Il/elle accueille les clients sur le site de la rhumerie et réalise les ventes (description produits, édition
factures, informations complémentaires de livraison).
- Il/elle établit et fait le suivi des déclarations de douane (DAE, pour les clients en suspension de droits et
export) en collaboration avec le/la responsable administrative et financière et le directeur.
- Il/elle participe à la réalisation de la DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle) en collaboration avec
le/la responsable administrative et financière et le directeur.
- Il/elle réalise l'inventaire des caisses (Rhums Saint Maurice et Boutique SLM) quotidien et fin de mois
(espèces, chèques).
- Il/elle vérifie les inventaires de stock en fonction des ventes et de la production effectuées le jour même.
- Il/elle réalise le suivi des commandes grossistes et y répond en fonction des volumes disponibles en
concertation avec la production et la direction.
- Il/elle réalise le suivi des règlements et du respect des délais pour les clients grossistes.
- Il/elle vérifie les caisses de la boutique et prépare les dépôts en banque (espèces et chèques) et transmet
les informations à la direction et au responsable administratif et financier.
2.3.
Relations Fournisseurs
- Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi de produits en concertation avec le client et le transporteur
et/ou transitaires.
- Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi/réception de matériels/consommables en concertation avec le
fournisseur, transitaires et/ou transporteur.
2.4.
Management
- Il/elle pourra encadrer des stagiaires ou alternants en fonction des besoins.
- Il/elle est rattachée à la direction des Rhums Saint Maurice.
2.5.
Administratif
- Il/elle établit des tableaux de bord pour le suivi des actions et les performances de la société.
2.6.
Qualité
- Il/elle assure le transfert d'informations vers les services et personnes concernées.
- Il/elle suit les procédures et participe à la certification ISO 9001
2.7.
Sécurité
- Il/elle s'assure de toujours réaliser ses tâches et actions demandées dans le respect de la réglementation
en vigueur et en sécurité.
- Il/elle participe aux formations/sensibilisation sur le site de la rhumerie.
3. Polyvalences
- Il/elle assure une polyvalence complète avec la personne en charge de la boutique, localement à Saint
Laurent du Maroni
4. Formation et expérience
- Une formation en secrétariat et en accueil client (physique et téléphonique) est requis.
- Une parfaite connaissance des outils bureautique et de la suite ISAGRI est requis.
- Bonne communication et bon relationnel.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion des agendas,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du temps,Techniques de reporting,Procédures administratives,Classement, archivage,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,Gestion des fournisseurs,Gestion des stocks,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Développer et fidéliser la relation client,Utiliser les outils numériques,Gérer un planning,Définir les plannings et congés de ses équipes,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Utiliser les outils de gestion et de la relation client,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts,Classer des documents,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Production de boissons alcooliques distillées

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier