Les missions du poste
Le/La secrétaire exécute le travail administratif du service en lien avec l'équipe et ses cadres responsables, et plus particulièrement collabore à l'élaboration et au suivi des conseils communautaires et municipaux. L'ensemble des missions est exécuté dans un esprit d'équipe et en toute coopération avec tous les agents du service afin de permettre la continuité du service et favoriser une dynamique de travail transversale.Assure la préparation et le suivi du projet d'ordre du jour du Conseil Municipal et du syndicat mixte Normand'InnovAssure le suivi administratif des décisions et arrêtés municipaux et des pièces s'y rapportantAssure le secrétariat du service des affaires juridiques et assembléesParticipe à la diffusion du courrier arrivéParticipe à l'organisation des cérémonies patriotiquesSuit les abonnements, aux revues et à la documentation, souscrits par la VilleEmet, en lien avec les cabinets et le service communication, les fiches relatives à l'organisation des vins d'honneursAssure occasionnellement la réception, l'ouverture, le tri, l'enregistrement et le dispatching dans les services du courrier arrivéAssure occasionnellement l'envoi du courrierSupplée occasionnellement sa/son collègue en cas d'indisponibilité ou de surcroit d'activité sur l'ensemble de leurs missions
Le profil recherché
SAVOIR :Etre titulaire du concours d'adjoint administratifAvoir une connaissance affirmée des règles administratives des collectivités territorialesSAVOIR-FAIRE :Savoir s'exprimer à l'écrit et à l'oralPosséder des aptitudes à la rédaction de courrier et de documents administratifsSavoir hiérarchiser, planifier son travail et respecter les délaisMaîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel), et les outils de messagerie et internetDisposer de capacité à s'adapter aux progiciels métiers requis pour l'activité (DOTELEC, SRCI, ASTRE...)Maitriser les méthodes et les procédures administrativesMaîtriser les méthodes d'archivage et de classement papier et numériqueMaîtriser l'orthographe et les règles grammaticalesSavoir respecter les règles d'hygiène et de sécuritéSAVOIR-ETRE :Faire preuve d'une grande discrétionEtre rigoureux (se) et méticuleux (se)Savoir être à l'écouteSavoir dialoguer et travailler avec les différents acteursSavoir faire preuve d'initiative dans le respect des procédures décidées par les CollectivitésEtre autonome tout en rendant compteFaire preuve d'initiativeEtre capable de s'inscrire dans une dynamique de serviceSavoir travailler en équipeAvoir le sens du service public et en partager les valeurs
Compétences requises
- Logiciels de gestion d’entreprise
- Orthographe
- Logiciels bureautiques
- Norme QHSE
- Procédure de dispatch
- Excel
- Logiciels et plateformes de messagerie
- Rigueur et méthode
- Word
- Pro-activité
- Traitement du courrier
- Rédaction de courriers